En kaotisk og uforutsigbar verden (VUCA)

Det er en allmenn erkjennelse om at verden og samfunnet som sådan er mer uforutsigbart og dels kaotisk enn noen gang. Det virker inn på alle nivåer i samfunn og virksomheter, fra konsernovergripende virksomhetsnivå til rammene og forutsetningene for prosjektporteføljer og enkeltprosjekter.

I den sammenheng er det en modell som bedre enn mange andre beskriver og omfavner denne dels surrealistiske og uforutsigbare virkeligheten.  Den har forkortelsen VUCA og består ar følgende fire hovedelementer:

• Volatility (volatilitet/flyktighet)
• Uncertainty (Usikkerhet)
• Complexity (Kompleksitet)
• Ambiguity (tvetydighet)

Hvordan møte denne situasjonsbeskrivelsen og mestring av et slikt utfalls- og variasjonsrom som til dels også er disruptiv?

Karakteristikker av en «gymnastisk virksomhet» kan kanskje ha sentrale elementer for mestring av en VUCA-verden, der hovedtrekk og resultater fra PMI-undersøkelsen er sammenfattet i neste avsnitt.

Hovedpunkter fra PMI-undersøkelsen

Den gymnastiske virksomheten kjennetegnes ifølge undersøkelsen ved følgende hovedtrekk:

• Disse organisasjonene og prosjektteamene kombinerer struktur, form og styring med evne til å bøye, variere og spisse form og gjennomføringsmåte raskt ved behov
• Gymnastiske virksomheter fokuserer mer på leveransene enn på prosessen, og velger de mest egnete arbeidsformer ut fra et sett av ulike muligheter
• Ikke bare reagerer raskt på endringer, de sågar omfavner og stimulerer til endring
  • De lar endringer skje og begynner med egen organisasjon
• Gymnastiske virksomheter setter søkelys på individ og grupper, i en bevissthet om at prestasjonssterke team er en vellkoreografisk dans av individuell prestasjon
• Gymnastiske virksomheter oppnår økt suksess ved utvikling av et sett av verdikapabiliteter.

PMI-rapporten hevder at tradisjonelle virksomheter står i fare for å bli foreldet, med mindre de adopterer og iverksetter egenskapene og kjennetegnene over.

Videre viser undersøkelsen endringsresultater som i tabell 1 under

Nylige virksomhetsendringer	Gymnastisk %	Tradisjonell %
·       Digital transformasjon	73	62
·       Virksomhetsstrategi	70	57
·       Organisatorisk tilpasningsevne	70	53
·       Operasjonell effektivitet	65	52
·       Innovativ tilnærming	65	46
·       Mangfold, likhet og inkluderingsinitiativer	60	51
·       Organisasjonskultur	60	48
·       Prosjektledelsesmodenhet	57	41
·       Talentutvikling og ledelse	48	36

Gymnastiske virksomheter viser også høyt nivå på organisatorisk smidighet og kjennetegnes ved omfattende bruk av standardisert risk management metodikk.

Endringstempo i gymnastiske virksomheter øker dessuten som følge av:

• Høyere samarbeidende lederskap (Gymnastisk virksomhet 54%, tradisjonell virksomhet 42%)
• Høyere tilpasningsevne (Gymnastisk virksomhet 50%, tradisjonell virksomhet 40%)
• Bedre innovasjonskultur (Gymnastisk virksomhet 46%, tradisjonell virksomhet 32%)
• Empati (Gymnastisk virksomhet 21%, tradisjonell virksomhet 17%)

Tilhørende endringsprioriteter er gitt i tabell 2

Endringsprioriteter	Gymnastisk %	Tradisjonell %
·       Konsentrert om levering av kundeverdi	80	65
·       Er i samsvar med organisatoriske verdier	71	60
·       Omfavner og stimulerer digitale løsninger	67	52
·       Støtter fleksible arbeidsmønstre	66	52
·       Skaper mangfold, likhet og inkludering	63	51
·       Er mottagelige for endring	62	40
·       Stimulerer og skaper innovasjon	62	41
·       Vektlegger prosjektledelseskompetanse	52	42
·       Verdsetter oppskaleringsevner	52	38
·       Er attraktiv for neste generasjon prosjektledere	45	34

Gymnastiske virksomheter prioriterer høyt talentutvikling, der undersøkelsen viser forskjell mellom tradisjonelle og gymnastiske virksomheter, se tabell 3

Tema	Gymnastisk %	Tradisjonell %
·       Prestasjonsorientert ledelse	58	44
·       Læring og utvikling	56	44
·       Kompetanseplanlegging	52	41
·       Talent-anskaffelser	50	36
·       Holde på talentene og være talentutviklere	47	34
·       Investere i ungdommen	45	32
·       Fair kompensasjon	44	33
·       Karriereplanlegging for nøkkelpersonell	38	31
·       Mentor-ordning	40	29

Høydepunkter for gymnastiske virksomheter i følge PMI-rapporten

PMI rapporten poengterer følgende nøkkelegenskaper for å lykkes i en stadig tøffere hverdag preget av dels kaos, turbulens og uforutsigbarhet:

• Gymnastiske virksomheter oppnår høyere leveransepresisjon og verdier enn tradisjonelle virksomheter, både for grad av oppnådd effektmål, budsjett og ferdigstillelsestid
• Gymnastiske virksomheter engasjerer sine ansatte til å mestre nye arbeidsmåter gjennom:
  • Anvende mest relevant tilnærming og metodikker
  • På rett måte
  • I rett tid
  • Leverer hva som etterspørres
• Noen ganger agilt/smidig, andre ganger hybrid eller vannfall
• Hjelpe sine ansatte til å arbeide mer effektivt ved bruk av tech-forsterkende tilnærminger som eksempelvis
  • Bruk av skyløsninger, IOT, AI og 5G
  • Komplekse problemløsningsteknikker ved behov (design thinking modeller etc.)
  • Apper for mikrolæring
• Gymnastiske virksomheter forstår viktighet av organisasjonens kultur for nevnte egenskaper, og spesielt
  • Kundeverdi
  • Organisasjonens verdigrunnlag
  • Digitalisering og digitale løsninger
• Anerkjenner og vektlegger kulturelt mangfold, likhet, og inkludering for å maksimere prosjektleveranser og verdier, inkludert prioritert forståelse av samspill og resultatansvar
• Toppledere må fange opp og skape kultur og kapabilitet (evne og kapasitet) i organisasjonen, og må ta en aktiv rolle som prosjekteiere og sponsorer
• Sørge for at organisasjonens ansatte opptrer som endringsagenter.

Refleksjoner på godt lederskap under uforutsigbare og turbulente forhold

Her er noen refleksjoner fra resultatene av PMI-undersøkelsen og hvor realistiske og representative disse er i lys av en VUCA-verden.

• Den gymnastiske virksomhet inkluderer egenskaper, holdninger, evner og kultur som er nødvendige og kritiske for å mestre en turbulent og uforutsigbar VUCA-virkelighet, som jo er et faktum i mange situasjoner i samfunn, virksomheter og prosjekter i dag.
• Den gymnastiske virksomhet har styrke, utholdenhet, tempo, dynamikk og endringsevne, mestrer disrupsjon, innovasjonsevne, smidighet og ivaretar tydelig resultatansvar
• Den gymnastiske virksomhet, gitt at karakteristikaer er iverksatt, vil kunne være en pådriver for endringer og økt konkurransekraft
• Den gymnastiske virksomhet vil oppnå økt robusthet og resiliens, som er viktige virkemidler for å møte uforutsette hendelser, avvik og kriser, samt gjenvinne produktivitet raskt og oppnå samme presisjonsnivå som tidligere.

Kjennetegnene over fordrer en dynamisk tilnærming til ledelse og lederskap, der ulike elementer av transformasjonsledelse og relasjonsledelse bør inngå.

I den sammenheng er det tre VUCA-baserte ledelsestilnærminger som bør vurderes. Disse er:

• Leadership agility
• VUCA prime
• Resilient Leadership teori.

«Leadership agility» beskriver fire ulike temaer som skal behandles innen en ramme av dynamikk og smidighet:

• Fleksibilitet og smidighet for innhold (oppgave/scope og retning)
• Interessent-smidighet (forstå interessenter og løse ulikheter)
• Kreativ smidighet (problem-analyse og løsningsutvikling)
• Smidig selvledelse (utvikle nye kompetanser og søke tilbakemelding)

«VUCA Prime» er en alternativ ledelsesmodell som fokuserer på følgende:

• Volatilitet kan bli bedre håndtert med vision/ visjon
• Uncertainty/usikkerhet med bedret forståelse (understanding)
• Complexity/kompleksitet med bedre og dypere klarhet (clarity)
• Ambiguity/tvetydighet med agility/smidighet

Resilient lederskapsteori ivaretar følgende spesifikt:

• Evne til å motstå kriser og gjenopprette normale ytelser raskest mulig
• Evne til god endringshåndtering
• Evne til å bygge resiliente og robuste organisasjoner
• Lederes evne til å opprettholde konkurransefortrinn

Avslutningskommentarer

Resultatene i PMI undersøkelsen for «den gymnastiske virksomheten – mer enn bare smidighet» viser tydelige positive effekter av egenskaper som er dokumentert for den gymnastiske virksomheten sammenlignet med mer tradisjonelle virksomheter.

Ledelse og lederskap av virksomheter, og i særdeleshet prosjekter, er en risikosport i dag, og som må ivareta og mestre uforutsigbare og komplekse forhold. Dette har direkte konsekvenser knyttet til forståelse og håndtering av oppgave og oppgaveutførelse, fokus, styrke, utholdenhet, tempo, dynamikk og endringsevne, mestre disrupsjon, innovasjonsevne, leveranseevne, samt ivareta tydelig resultatansvar, som er mer enn bare smidighet.

Våre mest vellykkede toppidrettsutøvere sier ofte «jeg bare fokuserer på arbeidsoppgavene jeg skal gjøre og da kommer resultatene».

Er dette utsagnet relevant for oss prosjektfolk også?