Kontraktstrategi - De avgjørende valgene og rådene du trenger

Kontraktstrategi.

Målet med en god kontraktstrategi er å optimalisere verdi. Det er grunn til å anta at forskjellen på en god og dårlig kontraktstrategi utgjør 10-20 % av prosjektets totale kostnad.

Kontraktstrategien løser hvordan prosjektet skal GJENNOMFØRES gjennom kontrakter og hvordan prosjektorganisasjonen skal STYRE AKTØRENE gjennom kontraktene.

Kontraktstrategi utvikles gjennom en helhetlig og systematisk prosess – utvikle alternativer og vurderer hvilket alternativ som best ivaretar prosjektets premisser – sammen med de rette folka(ene)! Nysgjerrig på dette? Se videoen under.

Kontakt oss

HVA ER Kontraktstrategi

Er du i ferd med å planlegge et viktig prosjekt? Er du usikker på hvordan du skal ta prosjektet fra plan til kontrakt og er du bekymret for om det blir attraktiv konkurranse?

En god kontraktstrategi vil feie usikkerheten av veien!

Nå skal du få 3 konkrete råd for hvordan du lager en god kontraktstrategi.

Hvorfor Kontraktstrategi

Det er viktig at man tenker kontraktstrategi tidlig. Kontraktstrategi bør derfor
på agendaen i konseptfasen.

En god prosess handler om å tenke systematisk og helhetlig. Hvis man inngår
kontrakter før man har laget en kontraktstrategi, risikerer man lett å overse
alternative løsninger og muligheter. Teamet som lager kontraktstrategi, må ha
kunnskap om prosjektet og kompetanse på ulike gjennomføringsmodeller.

La oss gå igjennom tre konkrete trinn fra vår prosess:

1. Premisser
2. Utrede alternativer
3. Selektering

La oss begynne med det første:

Premisser

Første steg i arbeidet med kontraktstrategi er å kartlegge prosjektets premisser.

Premissene bestemmes flere faktorer (som en slags oppramsing):

Det er viktig å utarbeide en klar definisjon av prosjektmål og målene. Så en identifisering av prosjektets særtrekk – er det spesielle utfordringer, er det identifisert spesielle hensyn, er prosjektet å betrakte som enkelt eller komplisert?

Så må du gjøre deg kjent med markedet, dvs. aktørene som kan kontraheres. Hvem er de, hva kan de, hvilken kapasitet har de, hva skal til for at de blir interessert i akkurat ditt prosjekt.

Da er tiden kommet for en vurdering av din egen organisasjon og systemer. Hvordan ser dette ut ift. ulike gjennomføringsmodeller, den kompetanse og ressurser vi besitter. Identifisere gap eller svikt i relevant kompetanse eller tilgang til kompetanse.

Vi oppdager alle at dette er en vurdering av en mengde bevegelige mål og faktorer – derfor har vi utarbeidet en metodikk for å sammenstille, analysere og vurdere premissene.

Utrede alternativer

Andre steg i prosessen er å identifisere alternativer. Det er lett å forelske seg i et alternativ og kjempe med nebb og klør for å begrunne hvorfor den er bra. Sørg for å ha minst 3 alternativer!

Utvikle hvert alternativ så godt som mulig. Få frem fordeler, utfordringer og premisser. Ha et realistisk forhold til hva slags kompetanse og kapasitet dere har på ulike gjennomføringsmodeller.

Dette krever tid, ressurser og metodikk!

Utvelgelsen

Steg 3 handler om den vanskelige beslutningen – utvelgelsen!

Har du gjort en god jobb med å utvikle gode alternativer – er det lett å velge. Det store spørsmålet: Hvilket alternativ svarer best til prosjektets premisser?

Så handler det rett og slett om å gjennomføre kontraktstrategien slik at du når prosjektmålene.

Kontraktstrategi – enklere sagt enn gjort?

Du finner mer info om hvordan vi kan hjelpe deg ved å laste ned e-boken du finner link til på vår hjemmeside eller ta direkte kontakt med oss slik at vi kan fortelle mer om hvordan du kan få denne kompetansen ved trening og veiledning.

Kontakt oss

Kundereferanser

Lær mer

Har du spørsmål vedrørende våre tjenester?

Ta kontakt

Hvor mye betyr en god kontraktstrategi?

Det er stor forskjell på en god og en dårlig kontraktstrategi. Vår erfaring tilsier at forskjellen utgjør rundt 10-20% i prosjektkostnad. Hvis et prosjekt har valgt en kontraktstrategi som passer dårlig til det prosjektet, vil dette også ha konsekvenser ut over rene kostnadskonsekvenser. Eksempelvis vil dette være i form av manglende respons fra markedet, forsinkelser, organisatoriske utfordringer, dårlige tekniske løsninger, lavere kvalitet osv.

Hva er en kontraktstrategi?

En kontraktstrategi løser hvordan prosjektet skal gjennomføres gjennom kontrakter, og hvordan prosjektorganisasjonen skal styre de forskjellige aktørene gjennom kontraktene. Kontraktstrategien skal bidra til at man når prosjektmålene.

Når bør man lage en kontraktstrategi?

Før man inngår kontrakter – aller helst i konseptfasen.

Hvor detaljert bør kontraktstrategien være?

Rundskriv R-108/19 av 08.03.2019 sier følgende om detaljeringsgrad:

Kontraktstrategien skal være en analyse av egenskapene ved prosjektet som er relevante temaer i anskaffelsesprosesser. Egenskaper ved prosjektet, markedssituasjon og kontraktspartnere påvirker utformingen av den spesifikke kontraktsstrategien. Dette kan typisk være:

Prosjektets overordnede mål og rammebetingelser
Oppgavens omfang, kompleksitet og kritikalitet
Markedsusikkerhet og konkurransesituasjon
Prosjekteiers og leverandørmarkedets kompetanse og kapasitet
Partenes evne til å håndtere risiko og grensesnitt

Det må foreligge vurderinger av:
Kontraktsstruktur og kontraktstyper
Ansvarsdeling og sikringsmekanismer
Kompensasjonsformat og insentiver
Spesifikasjonsgrad, kravspesifikasjoner og endringsstyring
Anskaffelsesprosess – valg av prosedyrer, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier

Kontraktsstrategien skal fremstå som helhetlig, stringent og realistisk. Dersom det er valgt en modell med tidliginvolvering av leverandør i forprosjektfasen, skal det foreligge en vurdering av videre oppfølging av den valgte kontraktsstrategien.

Er det godt nok å lage kun ett alternativ i en kontraktstrategi?

Rundskriv R-108/19 av 08.03.2019 sier følgende:

“I de tilfellene hvor kontraktsstrategien ikke er valgt samtidig med konseptvalget eller på et annet tidlig tidspunkt, skal det ved ferdigstillelse av forprosjektfasen foreligge en utredning av minst to prinsipielt ulike kontraktsstrategier.”

Finansdepartementet har altså satt et krav om at minst to prinsippielt ulike kontraktstrategier bør utredes og vurderes før man lander den endelige strategien. De to, eller flere, alternativene som utredes må derfor komme klart frem i selve kontraktstrategidokumentet, med en tilhørende analyse som gjør det tydelig for kvalitetsikrer hvorfor prosjektet har besluttet en bestemt strategi.

Hvem beslutter kontraktstrategien?

Dette følger enhver organisasjons interne fullmaktsmatrise, men det er vanlig at prosjektet selv beslutter kontraktstrategi, da det er prosjektressursene som har det beste utgangspunktet for å vurdere alternative kontraktstrategier opp mot premisser og føringer for prosjektet.

Kan man endre kontraktstrategi underveis?

Dette er avhengig av hvilken fase prosjektet er i. Hvis prosjektet har gjennomgått KS2, skal det vanligvis større uforutsette hendelser til, eksempelvis konkurs hos en entreprenør eller en force majeur-hendelse, for at en alternativ kontraktstrategi vil bli godkjent.

Hva er det viktigste parametere ved valg av kontraktstrategi?

Prosjekter er forskjellige, og kontraktstrategiprosessen må skreddersys det enkelte prosjekt. Man må imidlertid alltid se på premissene for prosjektet, altså hvilke føringer som er gjeldende for prosjektet, hvilke særtrekk prosjektet har, hvordan markedet ser ut, hvordan prosjektet er organisert samt hvilke systemer og verktøy som er tilgjengelig. I tillegg ser man på kontraktstyper, kontraktsmodeller og fordeling av risiko og kompensasjon.

Hva er forskjellen på kontraktstrategi, anskaffelsesstrategi og konkurransetrategi?

En kontraktstrategi og en anskaffelsestrategi vil noen ganger ha noe overlappende innhold. Et prosjekt har gjerne èn kontraktstrategi, og mange anskaffelsestrategier. Kontraktstrategien tar for seg oppdeling av de største kontraktene, grensesnittene mellom disse, kontraktstype og format, risikofordeling, gjennomføringsmodell etc., mens anskaffelsestrategier går mer i detalj på det anskaffelsestekniske. Ofte vil ikke kontraktstrategien ta for seg alle anskaffelser som skal gjennomføres i et prosjekt, og man bruker da anskaffelsestrategier til å blant annet lage en konkret fremdriftsplan for anskaffelsen, gjøre markedsundersøkelse, velge konkurranseform etc.

En konkurransestrategi brukes noen ganger om anskaffelsestrategi, men er egentlig definert som “”en strategi som velges for å gi best mulig konkurransefortrinn i et marked eller markedssegment””. For forskjellen mellom anskaffelsestrategi og kontraktstrategi se https://marstrand.no/kontraktstrategi/

Bør jeg dele opp kontraktsarbeidet for å treffe markedet bedre?

Det er svært viktig å vurdere markedet når man lager kontraktstrategi og når man vurderer å dele opp arbeidsomfanget i mindre deler. Forskrift om offentlige anskaffelser nedfeller §19-4 (2) følgende: Dersom oppdragsgiveren ikke deler opp anskaffelsen i delkontrakter, skal han gi en kort begrunnelse for dette i anskaffelsesdokumentene eller i anskaffelsesprotokollen. Begrunnelsen kan ikke overprøves. Dette omtales som “del opp eller begrunn-prinsippet”, og lar oppdragsgiver velge hvorvidt kontraktsomfanget skal deles opp.

Per 2020 har flere av de store norske entreprenørene innen bygg- og anlegg kommunisert at en ønskelig kontraktstørrelse ligger på rundt 1 mrd. For noen år tilbake ønsket anleggsbransjen større kontrakter, og det spekuleres i hvorvidt kontraktene nå har blitt for store. Kontraktstørrelse alene betyr imidlertid ikke at dette skal være den fremste føringen for oppdeling av arbeidsomfanget. Oppdeling i flere kontrakter kan også skape mange uheldige grensesnitt, og man trenger kanskje en større byggherreorganisasjon.

Hvis man ender opp med større kontrakter øker sannsynligheten for interesse fra de store internasjonale entreprenørene, men det er fremdeles slik at de fleste store kontrakter (over 100 MNOK) tildeles norske entreprenører. Tall fra Nye Veier og Statens Vegvesen tilsier at 21 av 23 store kontrakter ble tildelt norske entreprenører i 2019.

I vurderingen av hvorvidt man bør dele opp kontraktsomfanget bør man se på behovet stimulering av markedet for små og medium store leverandører. Enkelte ganger kan det være mulig å skille ut mindre deler av det totale arbeidsomfanget uten å lage grensesnittsproblematikk, for nettopp å treffe denne delen av markedet.