De fleste organisasjoner vil før eller senere stå ovenfor nye krav som på en eller annen måte nødvendiggjør en endring. I dag krever både teknologisk utvikling og samfunnsutfordringer at organisasjoner må endre seg raskere og raskere, noe som kan være utfordrende for alle i organisasjonen, både ledere og ansatte. I tillegg vet vi at endringsprosessen ikke alltid utvikler seg helt som planlagt, og nettopp derfor er det så viktig å ha evnen til både å forstå og lede endring.
Skrevet av Sara Elisabeth Hoddevik
En av de typiske endringene mange organisasjoner gjennomgår i dag er digitalisering. Tradisjonelt sett har man tenkt på endringsprosesser som episodiske med en start, midt og slutt, noe digitalisering ofte ikke er forenelig med. Dersom man skal kunne følge den teknologiske utviklingen som hele tiden introduserer nye verktøy og løsninger for måten å jobbe på, blir dette ofte en kontinuerlig prosess. Slik sett tar prosessen med endringsledelse aldri slutt og derfor driver vi mer enn noen gang med å kontinuerlig håndtere endringer.
Endringer kan bli introdusert gjennom nye prosjekter og initiativer av en rekke årsaker, for eksempel for å forbedre ytelse, øke fortjeneste eller forbedre konkurransefortrinn. Det kan skje ved å implementere ny teknologi, forbedre en prosess eller reorganisere et selskap, men det vil uansett resultere i endringer som påvirker menneskene som jobber der. Og det er her problemene i ofte starter; inntil menneskene som påvirkes av endringen fullt ut adopterer den og bruker den etter hensikten, vil endringen være ufullstendig og gevinstene urealiserte. Uten gevinster er det liten hensikt å gjennomføre prosjekter. Fordi det er selve basisen for prosjektene og grunnen til at vi gjennomfører disse. Hvorfor skal man bruke tid eller penger på noe som ikke gir organisasjonen fordeler?
Så hvorfor er endringsledelse så viktig? Mennesket er generelt skeptiske til endringer og nye måter å gjøre ting på – og motstand til dette ligger i vår natur. Vi søker trygghet, og usikkerheten blir kanskje størst når vi blir anbefalt å gjøre noe på en ny måte, uten å helt forstå hvorfor. Og det er dette endringsledelse handler om – å få menneskene med på endringen. For at overgangen skal gå så knirkefritt som mulig er det viktig å imøtekomme behovene til de ansatte før, under og etter endringen. Det innebærer å forstå og anerkjenne at ulike individer er på ulike modningsstadier i en endring og vil respondere ulikt. Forskning viser at prosjekter feiler nesten dobbelt så ofte grunnet motstand til endring som av tekniske årsaker – og god prosjektledelse alene vil derfor ikke alltid være tilstrekkelig.
Mens prosjektledelse setter søkelys på effektiv planlegging, kontroll og gjennomføring av prosjekter, handler endringsledelse om å sikre at endringen faktisk blir adoptert og tatt i bruk av målgruppen etter at den er iverksatt. Likevel komplementerer de hverandre da begge sikter seg inn mot et felles mål, nemlig å øke sannsynligheten for at prosjektet leverer de resultatene som er planlagt. I tillegg til dette overlapper disse hverandre ved at begge gir struktur, prosesser og verktøy for å drive endringer i organisasjonen, og det er derfor både hensiktsmessig og effektivt å kombinere de.
For å få med seg menneskene i organisasjonen er det ikke hjelp i å pakke konsepter inn i vanskelige ord eller avanserte fremstillinger i Excel for å få endringen til å se riktig og gjennomtenkt ut. Det er viktigere å gjøre kommunikasjonen av endringen og gevinstene av denne enkel, tydelig og tilgjengelig! Involver og informer de som blir berørte tidlig, og fokuser heller mer på hvorfor endringen skjer enn hvordan det skal gjøres. Jo mer de forstår og jo mer involverte de føler seg i prosessen, jo større blir engasjementet!
Sørg også for at bekymringer og tilbakemeldinger blir hørt og anerkjent og skap trygge rammer. Noen blir kanskje usikre på om de lenger er kompetente, andre er redde for å gjøre feil. Å forstå hvor de ansatte kommer fra, kan hjelpe med å gjøre overgangsfasen mindre truende. Uansett hvilken rolle dine ansatte måtte trenge at du tar i endringsprosessen er det viktigste at du gjør de klare for og komfortable med endringene. Dette vil føre til lojalitet og tillit, som igjen kan føre til høy ytelse og arbeidstilfredshet.
