Fleksibilitet og opsjoner i konseptløsninger

Krav til effektivisering er en gjenganger i de fleste virksomheter og prosjekter. Dette kjennetegnes først og fremst blant annet ved mer effektive gjennomføringsprosesser i prosjektene. Profesjonalisering i prosjektfaget er en sentral del av dette.

Imidlertid er det ikke tilstrekkelig å være «verdensmester» i prosjektstyring hvis valg av løsning eller konsept er feil eller mangler nødvendig fleksibilitet til å møte behov for en dynamisk kapabilitet i design og løsning for å håndtere endringer måtte oppstå.

Tradisjonelt har begrepet «designfrys» vært et anerkjent prinsipp med ønske om en ferdig designløsning så tidlig som mulig. Ved en etablert designfrys kan oppgavebeskrivelsen utarbeides med høy presisjonsgrad og modenhet, noe som er forutsetninger for at prosjektet realiseres på en mest mulig hensiktsmessig og effektiv måte iht. den gitte konfigurasjonen og vedtatte designløsning. Dette er også ofte den mest praktiske og realistiske tilnærmingen.

Hva er behovet i en mer disruptiv virkelighet og i en verden i sterk forandring, der krav til dynamisk kapabilitet og endringsevne er kritiske faktorer for å møte mulighet for fleksibilitet og endringer underveis, i forhold til brukere, omgivelser og øvrige interessenter?

For å møte en slik turbulent og dels uforutsigbar virkelighet kan introduksjon av fleksibilitet og realopsjoner i løsningsutforming være alternative tilnærminger. I de følgende avsnittene er dette forsøkt kort forklart og illustrert med hensyn på hvordan kan fleksibilitet bygges inn i designkonseptet.

Disse beskrivelsene er i utgangspunktet allmenngyldige uavhengig av produkt og system eller bransje.

På beslutningstidspunkt for iverksettelse av et nytt initiativ/nytt prosjekt er det mulighet for å bygge inn fleksibilitet og kapasitet i løsning før alle parametere er endelig bestemt, slik at mulige opsjoner kan realiseres i løpet av prosjektperioden. Dette kan gå ut på forberedelse av å bygge inn fleksibilitet i konseptuell løsning og som er en forutsetning for fleksibilitet i endelig løsning.

Hva betyr det?

• IKT: Systemarkitektur med kompatibilitet mellom ulike systemer og smidig løsningsutvikling med åpne protokoller og ikke proprietære løsninger
• Bygg: Systemfleksibilitet knyttet til standard elementer, men stor grad av systemfleksibilitet
• Industriproduksjon og bygging av industrianlegg på land eller til havs
• Organisasjonsdesign: Robusthet og resiliens i organisasjonen
• Standardisering av produkter
• Bygge inn overdimensjonering av for eksempel transportrør og foringsrør for senere å koble på nye satellitter. (Eksempel er Tie In fra subsea-produksjon inn på hovedtransport-rør med ekstra kapasitet.)

Her er eksempel på produkter som er i stor grad standardisert på komponenter, men som gir stor systemfleksibilitet:

Fenomenet systemfleksibilitet kan også gjelde for organisasjonsdesign. Stikkord i den forbindelse er robusthet og såkalt resiliens.

Hver av disse er forklart noe nærmere under:

• Robusthet i organisasjon forteller om evnen til å være operativ og virkende til enhver tid. Det kan oppnås blant annet gjennom å
  • ha flere ressurser for samme fagområde i organisasjonen, men man kan også differensiere på senioritet og erfaring
  • sørge for en viss form for flerfaglighet blant nøkkelressursene
• Resiliens i organisasjonen
  • uttrykker en organisasjons evne til å ta seg inn igjen til normal operativ modus etter å ha vært utsatt for en hendelse som setter organisasjonen ut av spill på en eller annen måte.

Både organisatorisk robusthet og resiliens vurderes som viktige suksessfaktorer for å ha fleksibilitet i organisasjonen.

I tilfeller for mindre organisasjoner har man kanskje ikke anledning til å ha flere ressurser innen samme fagområde. Man kan i slike tilfeller inngå avtaler med andre virksomheter som sikrer at man «alltid» har nødvendige kompetanser tilgjengelig.

Følgende momenter er relevante:

• Smidighet i leveransen
• Endelig løsning konvergerer mot en best mulig konfigurasjon i løpet av prosjektutviklingen
• Gir åpning for nye muligheter som ikke er identifisert i tidlig konseptfase, men som kan dukke opp som et resultat av nye muligheter
• En marginal tilleggsinvestering i system-fleksibilitet kan gi mangfold i ekstra nytte eller gevinster; både økt kapasitet og inntekter
• Stor grad av (komponent)standardisering er en viktig forutsetning for å kunne lansere fleksibilitet på systemnivå

Følgende punkter er kritiske når det gjelder realisering:

• Prinsipper for systemfleksibilitet må introduseres allerede i mulighetsstudie og konseptuell designløsning; introduksjon av fleksibilitet først i løpet av gjennomføringsfasen er i praksis vanskelig og vil i tilfelle kunne bli meget kostbart
• Endre mental innstilling og holdning til fleksibilitet fra dag 1, gitt at systemfleksibilitet forutsetter stor grad av komponentstandardisering
• En vilje til investering i fleksibilitet og kapasitet med forventning om mulige ekstra gevinster grunnet fleksibilitet
• Dokumentere og synliggjøre gevinst- og verdipotensialet av Systemfleksibilitet.
• Ha en tydelig risikostrategi som gir en balansert vekting av mulighetsrommet i forhold til risikoen, der tilleggsinvestering vurderes i forhold til gevinstpotensialet. Beslutning om fleksibilitet bør følgelig tas i lys av risikostrategien.

Figur 1: Kombinasjon av høy systemfleksibilitet og stor grad av komponentstandardisering kan gi store gevinster