Skrevet av Jon Lereim
Samfunnet blir mer og mer preget av relasjoner og kommunikasjon på tvers av ulike grupper og samvirke mellom disse. Nye nettverk etableres, og dels uforutsette avhengigheter oppstår. På mange måter kan man beskrive samfunnet som både mer komplekst og komplisert. Det gjenspeiler seg ofte videre i prosjekters omgivelser og rammer med stadig sterkere krav til bærekraft, sirkulærøkonomi, bedret HMS-håndtering, digitalisering, raskere gjennomføring samt høynet flyteffektivitet og produktivitet.
Disse perspektivene handler om å mestre både de strukturelle og kulturelle/relasjonelle perspektivene i samfunn og prosjekter, viktig for samspill og team.
Strukturelle endringer og krav er oftest håndterbare innenfor realistiske tidshorisonter, mens de kulturelle/relasjonelle er mer utfordrende å håndtere samt tar vesentlig lenger tid. Dess mer komplekse prosjektene er, dess viktigere blir de kulturelle/relasjonelle perspektivene.
Hvordan kan vi bedre forstå, ha innsikt i og mestre slike rammer og omgivelser?
I denne sammenhengen vil vi ha nytte av metodikk og verktøy for interessentanalyse og interessentledelse, og dette innlegget gir en kort oppsummering av hva dette er og til hva kan man benytte dette.
Interessenter og interessentanalyse
Definisjon på interessenter:
- Et individ som kan påvirke eller bli berørt av aktivitetene til aktuelt prosjekt eller virksomhet
- En gruppe mennesker som kan påvirke eller bli berørt av aktivitetene til aktuelt prosjekt eller virksomhet
- En myndighetsrolle som kan påvirke eller bli berørt av aktivitetene til aktuelt prosjekt eller virksomhet
- Samfunnet som kan påvirke eller bli berørt av aktivitetene til aktuelt prosjekt eller virksomhet
Mer prosjektspesifikt:
- Individer og organisasjoner som er aktivt involvert i prosjektet, eller er positivt eller negativt berørt av prosjektgjennomføringen eller prosjektavslutningen.
- Individer eller organisasjoner som er positivt eller negativt berørt av bruk av prosjektleveransen
- Eksempel på prosjektinteressenter er vist i figur 1.
Vellykket interessentanalyse og -ledelse kan bestå av følgende steg:
- Identifisere og kategorisere de primære interessentene, se figur 2.
- Ranger interessentene
- Utled en interessentledelsesplan inklusive en kommunikasjonsplan
- Bruk denne planen ved sjekkpunkter som eksempel beslutningsporter og milepæler
- En godt utarbeidet interessentplan bør demonstrere din forståelse av relasjoner som vil kunne påvirke prosjektets suksess gjennom hele prosjektperioden
- Viktige elementer i en slik plan er også identifisering og styring av forventningene til interessentene
- Hensikten med en plan for interessentledelse er å sikre at relasjoner mellom de viktigste ressursene i og rundt et prosjekt har blitt etablert og avklart
Figur 1 Eksempler på prosjektinteressenter
Figur 2 Kategorisering av ulike interessentgrupper – generelle perspektiver
Hvorfor skal man inkludere interessentanalyse i prosjektarbeidet
Noen poenger:
- Ressursaspektet; har ressurser som er nødvendige eller gunstige for prosjektet
- Vitenskap og profesjonsaspektet; Kan bidra til resultatet
- Politisk aspekt;
- Kan bidra til å få eierskap til prosjektet
- Identifisere taktisk klok fremgangsmåte
- Kan bli hindringer hvis ikke involvert
- Etisk aspekt; Vi ønsker at interessentene skal ha påvirkning i prosjektet
- Formelt aspekt; Det kan være et myndighetskrav om å inkludere visse kategorier av interessenter
- Pragmatisk aspekt; Interessentene er genuint villige til å bidra
Prosjektlederen som integrator med bruk av interessentledelse
Interessentanalyse er et sentralt verktøy for prosjektleder og i rollen som integrator, internt og eksternt.
Godt prosjektlederskap ivaretar perspektivene på å integrere og koble inn interessentene med søkelys på følgende, se figur 3:
- Markedsfør prosjektet
- Samstem ønskene til interessentene
- Bygge tillit, og
- Bygge nettverk
Hver av disse elementene er utdypet nedenfor.
Figur 3 Prosjektleder som integrator gjennom å koble inn interessentene (ref. W. Briner et al: «Project Leadership», Gover Publishers)
Markedsfør prosjektet: Prosjektet må fremstå som attraktivt og appellerende gjennom
- Organiser presentasjonene
- Planlegg og gjennomfør en «salgskampanje» gjennom hele prosjektperioden for å sikre oppmerksomhet
- Lytt
- Sikre at prosjektets nyheter og resultater kommer jevnlig til personer som blir berørt av prosjektet
- Sørg for å formidle prosjektresultatene fortløpende, fremdrift så vel som utfordringer Bruk jungeltelegrafen/hviskeleken til din fordel
Sikre enighet med interessentene; Identifisering av interessentene overfor ditt prosjekt og hva de egentlig er ute etter er aldri lett
- Still mange spørsmål
- Den enkelte er selv ofte ikke klar over hva de vil, og du kan bygge tillit ved å hjelpe for å avklare deres forestillinger
- Påpek også hvor forventninger bryter med andres forventninger, og stimulere til at partene finner en løsning
- Den erfarne prosjektleder opptrer ofte som megler eller forhandler for å finne fellesnevnere og felles akseptable mål
Nettverksbygging; Vellykkede prosjektledere bygger nettverk for å hjelpe dem med å få utført jobben:
- Bruk tid på nettverksbygging – ha uformelle samtaler og finn ut hva folk snakker om
- Vellykkede prosjektledere lærer fra hva de hører og ser
- Lytt og still spørsmål i din organisasjon
- Fang opp ideer eller informasjon fra ulike kilder kan hjelpe deg å løse floker som først ikke synes løsbare
Bygge tillit: Prosjektleders og prosjekters kredibilitet er av særlig stor betydning i forbindelse med:
- Ditt prosjekts ry som prosjektleder med oppnåelse av høy produktivitet i prosjektet og gir stor effekt
- Får tilgang til ressurser i forhold til konkurrerende utfordringer og andre prosjekter
- Skaffer ressurser og holder på dem er ofte et organisatorisk og politisk problem.
Prosjektlederen som integrator med bruk av interessentledelse
Prosjektleder har som oppgave å begeistre og overbevise interessentene, sikre at suksessen er solgt til de ulike interessentene på en hensiktsmessig måte; man må differensiere og ivareta blant annet
- Prosjekter må opprettholde en delikat balanse ved å tilfredsstille både interne og eksterne interessenter samtidig
- Interessentene må bli hørt
- Deres forventninger må bli møtt ved faktisk prestasjon
- Møte både underforståtte og uttalte forventninger
Oppsummert: Interessentanalyse og forventningsstyring vurderes som viktige suksessfaktorer for oppnåelse av vellykket prosjektledelse, og er kritisk i større komplekse prosjekter med mange og ulike interessenter.
