Det er ofte et stort uforløst potensial i virksomheter som har prosjekter som sitt levebrød. Tre tiltak kan øke verdiskapningen.
Et strammere arbeidsmarked gir økte lønnskostnader, renteøkninger gir høyere kapitalkostnader og en lav kronekurs gir økt varekostnad. Regningen for dette kan sendes videre til kundene, men omstendighetene kan også utnyttes til å øke konkurransekraften ved å optimalisere driften av prosjektporteføljen.
Kollegene mine og jeg jobber med flere kunders prosjektporteføljer, og vi ser en del forbedringsmuligheter som går igjen på tvers av virksomheter. Ta for eksempel denne virksomheten: De hadde et problem. De tjente ikke penger, på en omsetning i hundremillionersklassen. Med dette som utgangspunkt gjorde vi sammen en analyse av prosjektporteføljen og fant ut at mens de tjente gode penger på en del av prosjektene sine, tapte de tilsvarende på andre. Denne erkjennelsen var ny for organisasjonen, og ut fra de tradisjonelt brukte standardrapportene fra ERP-systemet var denne situasjonen heller ikke så lett å oppdage uten en målrettet analyse. Den krevde en systematisering av data som det var vanskelig å finne tid til i den daglige driften av virksomheten. Imidlertid, etter at situasjonen var kartlagt, kunne målrettede tiltak settes inn, og lønnsomheten kom seg vesentlig allerede i løpet av måneder.
Project Management Institute er en internasjonalt anerkjent organisasjon innen prosjektledelse. Ifølge deres jevnlige rundspørringer til et tusentalls prosjektorganisasjoner feiler mange prosjekter. I deres siste undersøkelse framkommer det at 73% av prosjekter hos de spurte møter formålet sitt, 62% fullfører innen budsjett og 55% fullfører på tid. Et stort antall prosjekter feiler altså på tid, kostnad og kvalitet – tre sentrale mål for ethvert prosjekt. Tallene ser, ifølge undersøkelsen, relativt like ut på tvers av både geografier og bransjer. Etter vår erfaring er bilde representativt også for norske virksomheter. En slik statistikk er kostbar for den enkelte virksomhet. Fortjenesten fra de godt styrte prosjektene spises fort opp av prosjektene i den andre enden av skalaen, som i eksempelet over.
Så, hva bør prosjektvirksomheter gjøre for å trimme porteføljen sin? Først av alt er det er viktig å skape en kultur der flest mulig trekker i retning av virksomhetens overordnede mål. Dette kan høres ut som en selvfølge, men i praksis viser det seg ofte å ikke være det. En slik målstyring kan høres ut som en overstrukturert, kjedelig og muligens unødvendig autoritær ledelsesform. Etter vår erfaring virker det tvert imot motiverende for en organisasjon. Å skape konkrete, målbare resultater i team, appellerer til noe i det grunnleggende menneskelige i oss.
Tre tiltak vi ser som verdiskapende på tvers av organisasjoner vi jobber med:
- Etablér en tydelig og omforent forståelse av nåsituasjonen. Hvis du ikke vet hvor du er, er det umulig å peke ut kompasskursen mot målet. Gjør en analyse av porteføljen – hvor tjener dere penger og hvor gjør dere ikke det. Ofte spiser de dårlige prosjektene opp fortjenesten fra de gode, som i eksempelet over.
- Sikre kvalitet ut fra startblokka! Legg ned innsats i gode rutiner i fundamentet for det enkelte prosjektet. Er dere en leverandørbedrift, vil det si i tilbudsfasen, hvis ikke vil det si under prosjektplanleggingen. Jo tidligere dere er i et prosjekts livsløp, jo mer påvirkningskraft har dere på å styre risiko. Påvirkningskraften er størst før prosjektet har startet, mens premissene for prosjektet legges.
Hvis dere som leverandør ikke allerede har gjort det, etablér gode sjekklister som gjør vurderingen av innkommende forespørsler enklere og mer ensartet. Krav til kvalitetssikring av tilbud kan med fordel graderes etter en innledende risikovurdering av det forespurte arbeidet.
Er dere ikke en leverandørvirksomhet, implementér sjekklister fra etablert prosjektmetodikk basert på beste praksis. - Bestem dere for hva de rette KPIene er, og tilrettelegg rutiner for å enkelt frambringe korresponderende styringsdata. Hvis dere ikke allerede gjør det, etablér systematikk for å få ut data fra ERP-systemet på et pedagogisk format, slik at de kan nyttiggjøres som styringsdata i det enkelte prosjektet. Tilrettelegg for enkel oppaggregering (samling) av data fra de ulike prosjektene til bruk under ledelsesgjennomganger. Etablér et system for rangering av prosjekter ut ifra hvordan de yter i forhold til KPIene. Dermed bruker ledelsen tid på oppfølging av de rette prosjektene og unngår tilfeldighetspregede gjennomganger.
Hva er dine erfaringer når det gjelder styring av prosjektporteføljer? Jeg ønsker å høre disse for å diskutere dem og sammen, uforpliktende, lufte grep som kan bidra til en bedret porteføljestyring hos dere!
