Som leder i prosjektintensive virksomheter og prosjektleder gjennom de siste 25-30 årene har jeg opplevd mye og gjort meg en del erfaringer både når det har gått bra og når det ikke har gått som forventet.
Basert på egen erfaring så er grunnlaget for at prosjektene skal nå sine mål fundert på flere ulike faktorer, som bl.a.:
-
- Prosjekteier og prosjektstyret må legge til rette for effektiv beslutnings- og styringsstøtte
- Sette sammen et velfungerende prosjektteam
- Etablere systematikk og metodikk basert på beste praksis standarder, slik som PRINCE2®
- Sørge for et effektivt samarbeid med bruker- og mottakssiden
- Prosjektet skal suksessivt forankres i form av styrende dokumenter hos prosjekteier
Teamet
Det kan ikke gjentas for ofte viktigheten av at det utpekes en prosjekteier med nødvendig kompetanse og forståelse for prosjektets mål. Det viktigste er å sette sammen et riktig og godt representert prosjektstyre, samt en prosjektleder som besitter kompetansen som kreves for å lede og gjennomføre prosjektet på en best mulig måte.
Prosjektleder må engasjere prosjektteamet ved å evaluere hvilke nøkkelsressurser som er tilgjengelig ved å gjennomføre personlighetstester som utdyper enkeltpersonenes, samt teamets komplementære styrker og mulige svake punkter. Det er helt essensielt å være trygg på hverandre som ett samlet team som sammen skal løse prosjektets oppgaver.
#deterfolkadetkommeranpå
Struktur
For å ha nødvendig grunnlag for å drive effektiv styring og ledelse i gjennomføringen så må det etableres en god struktur og systematikk basert på beste praksis metodeverk og bransjestandarder, som bl.a. PRINCE2® og de syv fundamentale prinsipper. Det må også etableres hensiktsmessig basis for planer, budsjetter og usikkerhetsstyring som prosjektets kan styres etter. Alt basert på styrende dokumenter slik som bl.a.; mandat, delegeringer, beslutningsplan, kontraktstrategi etc.
God innføring
Prosjektet og dets resultater, hva som er bygget eller programmert, skal tas i bruk. For å sikre en god innføring må det etableres et godt samarbeid med brukerne og mottakende organisasjon. Prosjektets grad av suksess kan nettopp måles i om brukersiden effektivt tar et bygg eller system i bruk som planlagt.
Selv har jeg erfart at om de nevnte faktorene er godt fundert og på plass så har prosjektet lyktes med å nå målsettinger innenfor de ofte satte resultatmålene; 1) Kost, 2) Tid, og 3) Kvalitet/omfang.
Krav
Det er også klare forventinger til Marstrands prosjektledelse som skal sørge for at prosjektet planlegges og gjennomføres tids- og kostnadseffektivt for å sikre prosjektsuksess.
-
- Det skal etableres en prosjektmodell for stegvis utvikling av prosjektet
- Det skal etableres en overordnet leveranseplan som klargjør hva som skal leveres til hver faseovergang
- Det skal etableres en overordnet, realistisk milepælsplan, som forankres hos prosjekteier
- Det skal etableres og dokumenteres et kostnadsestimat/budsjett for totalprosjektet, som forankres hos prosjekteier
- Prosjektledelsen skal levere månedsrapporter til prosjektstyret og prosjektledelsen, basert på avviks- og tiltaksstyring
- Prosjektet skal suksessivt forankres i form av styrende dokumenter hos prosjekteier
UPG – Uavhengig projektgjennomgang
Ett siste og særs viktig bidrag for å kalibrere eget arbeid, som jeg selv har meget god erfaring med, er at det gjennomføres planlagte uavhengige prosjektgjennomganger (UPG), gjerne knyttet til faseoverganger eller andre sentrale milepæler. I Marstrand er UPG’er en tjeneste som vi leverer til våre kunder, og som vi også praktiserer i de prosjektene vi selv har tatt ansvar for prosjektledelsen.
Det å bruke aktivt ekstern kvalitetssikring i gjennomføring av flere prosjekter så har jeg fått både:
-
- Bekreftelser
- Korrigeringer
- Samt at det har kommet klart frem om det er hull som må tettes
For meg har UPG’er og andre former for faglige gjennomganger bidratt til å sikre at vi har vært på riktig kurs og om ikke så har det blitt klart hva som må til for å justere kursen. Gjennomføring av UPG’er har for meg vært et meget godt bidrag til læring underveis samt at det har vært et godt kompass for å kunne justere på større og mindre forhold som avdekkes.
Det å være del av Marstrand og sammen med noen av bransjens dyktigste prosjektledere og rådgivere innen prosjektfaget, så opplever jeg å stå enda sterkere i gjennomføringen av egne oppdrag. I Marstrand har vi etablert ulike standarder for å sikre at de prosjektene vi er satt til å lede som et team for våre kunder gjennomføres iht. det vi selv prediker, beste praksis prosjektgjennomføring.
Det stilles forventinger til oppdragsgiver for å sikre at det etableres en effektiv og hensiktsmessig eierstyring, gjennom å utarbeide mandat som bl.a. sikrer felles forståelse av prosjektsuksess. Vår kunde skal også etablere et prosjektstyre med avklarte fullmakter som dekker brukerperspektivet, prosjektperspektivet og forretningsperspektivet i prosjektet.
Evne til å gjennomføre er en forutsetning for at reell endring faktisk skal skje. Vårt fokuserte arbeid med kompetanseheving smelter derfor ofte sammen med virksomhetsutvikling. Se derfor mer om dette på våre tjenestesider om prosjektledelse.
Klikk her for flere artikler.