Offentlige må sørge for igangsetting av prosjekter i Coronatider

Det er stor usikkerhet rundt hvordan Coronasituasjonen vil påvirke løpende prosjekter og konkurranser. Advokat Eirik Rise har redegjort for problemstillinger rundt offentlige anskaffelser i innlegg 14 mars på bygg.no www.bygg.no/article/1426862. Våre råd til offentlige byggherrer som har konkurranser under gjennomføring ser litt ulike ut ift. gjennomføringsmodell. Vi har sett at en del konkurranser som gjennomføres med samspillmodeller har større fleksibilitet enn andre, og vi syns det er verdt å dele disse observasjonene, som også kan være av verdi for spørsmål om igangsetting av nye prosjekter.

I dag er fokus på helse og smittevern, men spørsmålet om stans av prosjekter og avventende iverksettelse av nye prosjekter er eller vil snarlig komme på agendaen. Vi må anta at en del  prosjekter vil bli utsatt/stoppet opp pga. usikkerhet, operasjonelle utfordringer som følge av bemannings- og likviditetsutfordringer, og konkurser. Samfunnsøkonomiske vurderinger tilsier at offentlige byggherrer må sikre at AS Norge har drift også når smittevernstiltak er opphevet. Skal man unngå en kraftig resesjon, er det viktig at ikke alle nå setter seg på gjerdet og avventer situasjonen.

De som har prosjekter under planlegging, og er usikre på om prosjektet skal iverksettes, kan vurdere samspill som gjennomføringsmodell. Modellen gir meget stor fleksibilitet ift. den situasjonen vi står overfor, og ivaretar mange av de behovene både oppdragsgivere og leverandører trenger for effektivt å tilpasse seg endrede forutsetninger.

Bilde: Morten Aagaard og Kjell Andre Honerud

Gjennomføringen

Fremdrift
I en samspillmodell vil partene sammen lage en fremdriftsplan som tar høyde for de ulike usikkerheter og utfordringer. Bruk av bonus kan være gode tiltak for å få prioritering hos leverandørene. Det bør gjøres mest mulige avklaringer og forberedelser før av en eventuell byggefase (fase 2). Force majeure regulering vil neppe være av betydning da partene sammen innenfor avtaleverket finner operasjonelle løsninger. Det kommersielle ivaretas av vederlagsmodellen.

Personell
I en samspillmodell gjennomføres prosjektet gjennom en integrert organisasjon hvor partene i fellesskap sikrer rett bemanning. Det gir fleksibilitet. Prosjektet skal først gjennom en fase 1 (forprosjektet) som riktignok er avhengig av nøkkelpersonell, men ikke volum. Alle aktørene kan bli utsatt for smitte og sykefravær, men det antar vi jo er kortere perioder og det gir mindre risiko i prosjektet i de fasene man skal inn i. Det er sannsynlig at mye av Coronasituasjonen er avklart før prosjektet kommer i fase 2.

Vederlagsmodell
En vederlagsmodell som baseres på selvkost med påslag for leverandørens generelle bedriftskostnader og fortjeneste gir balansert risiko for begge parter. Det må være fokus på god styring og kontroll. Kombinerer man dette med noen felles insentiver, er det en effektiv og balansert modell i dagens situasjon.

Leverandørens økonomiske stilling
Dette er en økt risikofaktor prosjektene må håndtere. Det er ikke mulig å avdekke dette nå, men samspillsavtalens fleksibilitet rundt avbestilling er svært gunstig dersom det skulle blir behov eller ønske om å ikke videreføre en fase 2 avtale grunnet økonomisk usikkerhet. Videre gir avtaleformen også aktørene incentiver til å samarbeide rundt betalingsplaner og løsninger som bidrar til at eksempelvis leverandørens likviditet bedres over en periode.

 

Usikkerhet i konkurransen

Det er for tiden vanskelig å vurdere kvalifikasjonskravene økonomiske og tekniske kvalifikasjoner med sikte på fremtid. Aktørene kan ha gode regnskaper og likviditet i dag, men dette kan se annerledes ut om en stund avhengig hvilke prosjekter de har i porteføljen og kundens betalingsevne. Forutberegnelighet og likebehandling skal fortsatt ivaretas, og hvis man skal få i gang nye prosjekter, må evalueringen baseres på forutsigbare kriterier. Imidlertid må man være forberedt på at den faktiske situasjonen kan endres, og da er det viktig å ha fleksibilitet i avtaleverket, både ift. betalingsplaner og likviditet, men ikke minst ift. avbestilling, kansellering eller heving.

Endringskompetansen ift. anskaffelsesregelverket

Anskaffelsesregelverket setter rammer for hvilke endringer man kan gjøre i kontraktgrunnlaget etter at konkurransen er kunngjort. Det kan være utfordrende å lage et avtaleverk med fleksibilitet mht. endring av fremdrift, bemanning og kompensasjon/risiko hvor konkurransen baseres på pris, løsning og tid. Den sikreste måten å håndtere dette på er å gjennomføre konkurransene basert på oppgaveforståelse, gjennomføringsevne sammen med et priselement (f.eks fortjeneste og påslag). I slike konkurranser må kompensasjon baseres på medgått tid og kost-prinsippet. Gjennom en gode samspillorganisasjoner som arbeider i en god modell, sikrer man gode resultater. Dette skal ta ned oppdragsgivers risiko knyttet til prosjektresultatet.

Ingen av oss vet hvor lenge vi vil stå i denne krisesituasjonen, som vil se veldig annerledes ut om den varer i 5 uker kontra 5 måneder. Det vil ha store negative konsekvenser om alle sikter seg inn på en vente og se an situasjonen. Noen må ta risiko, og her må det offentlige gå foran med å sette i gang prosjekter. Som vist vil en samspillmodell gi fleksibilitet mht. styring i usikkerhet og forutsigbarhet ved normalisering.

 

Les flere blogginnlegg HER.