For å sørge for en mest mulig effektiv bruk av fellesskapets ressurser stilles det krav til utredning, planlegging og kvalitetssikring av store statlige investeringsprosjekter. Ved hjelp av grundige vurderinger og analyser øker man sannsynligheten for suksess.
Det legges til grunn at store statlige investeringsprosjekter gjennomføres med følgende faseinndeling:
Konseptfasen
Konseptfasen skal munne ut i en konseptvalgutredning (KVU) som skal gjennom ekstern kvalitetssikring (KS1) før konseptvalg kan fattes i regjeringen. Vi i Marstrand har i samarbeid med Møreforsking nylig gjennomført en slik utredning for Sysselmesteren på Svalbard knyttet til mulig anskaffelse av nytt tjenestefartøy.
Marstrand sin metodiske tilnærming for en KVU tar utgangspunkt i Finansdepartementets rundskriv R-108/19 Statens prosjektmodell – Krav til utredning, planlegging og kvalitetssikring av store investeringsprosjekter i staten.
Konseptvalgsutredning er et begrep innen gjennomføring av store statlige prosjekter. Men som det fremgår av beskrivelsen under, er det en logisk prosess som alle kan relatere seg til i en situasjon der man skal ta valg. I Marstrand anvender vi i prinsippet de samme stegene i forbindelse med prosjektutvikling av komplekse prosjekter innen både industri, infrastruktur og næringsbygg.
Tilnærmingen er illustrert i figuren nedenfor.
KVUen starter med en problembeskrivelse, og ender med føringer for forprosjektet. I videoen nedenfor forklarer professor Svein Bråthen ved Høgskolen i Molde, som også er forsker i Møreforsking, stegene i en KVU.
Problembeskrivelse
Problembeskrivelsen inneholder en beskrivelse og analyse av de «problemer» som tiltaket skal bidra til å løse. I tråd med rundskriv R-108/19 viser problembeskrivelsen:
- hvilke uløste problemer som er aktuelle
- hvem som blir berørt av dem
- hva som er problemenes omfang
- hvor alvorlige de er
Hovedfokus er å identifisere uløste problemer og undersøke problemenes relevans. For å avgjøre relevans ser en på problemenes omfang, deres alvorlighetsgrad og hvem som blir berørt.
Behovsanalysen
Behovsanalysen skal kartlegge interessenter/ aktører, og vurdere tiltakets relevans i forhold til samfunnets behov. Den skal belyse konkrete behov som relateres til og henger sammen problembeskrivelsen. Behovene deles inn i:
- Normative behov
- Etterspørselsbaserte behov
- Interessentbaserte behov
Analysen skal ende med et prosjektutløsende behov.
De strategiske målene tar utgangspunkt i det prosjektutløsende behov. Målene skal konkretisere (og tidfeste) hva man ønsker å oppnå. Det utarbeides både samfunnsmål og effektmål for prosjektet. Samfunnsmålet skal være overordnet, men samtidig prosjektspesifikt.
Effektmålene skal være SMARTE (Spesifikke, Målbare, Akseptable, Realistiske, Tidfestede, Enkle/Etterprøvbare).
Målene skal både danne grunnlaget for fastsettelse av krav og for indikatorene i alternativanalysen. I tillegg er effektmålene et utgangspunkt for gevinstrealiseringplanen, som utarbeides etter KVU.
Rammebetingelser for KVU
Rammebetingelsene omhandler spesifikke betingelser som begrenser prosessen for valg av konseptuell løsning og fremtidig drift. Rammebetingelsene skal også gi grunnlag for en hensiktsmessig avgrensning av mulighetsrommet. Kravene skal understøtte de overordnede behovene og de strategiske målene. Vi har to typer krav;
- Absolutte krav
- Viktige krav (også kalt skal- og bør-krav).
Absolutte krav begrenser mulighetsrommet for hva som er relevante alternativer, og derved støtter en avgrensning av antall konsepter til de som skal tas videre til alternativanalysen. Disse kan i praksis være fastsatt ut fra politiske føringer, lover og avtaler samt teknisk gjennomførbarhet. De absolutte kravene er ikke rangerte ettersom de skal innfris. Viktige krav er sentrale for å identifisere den beste konseptuelle løsningen. De settes opp i prioritert rekkefølge basert på viktige behov og mål.
Mulighetsstudie
Mulighetsstudien er utarbeidet med grunnlag i behovene, målene og kravene. Formålet er å fange opp alle konseptene som kan sikre at samfunns- og effektmålene blir nådd. Konsepter som åpenbart ikke kan vinne fram basert på oppfyllelse av behov, mål og krav, tas ut av videre analyse gjennom en grovsortering.
Alternativanalyse
I alternativanalysen vurderes og rangeres konseptene som gikk videre fra mulighetsstudien sett i forhold til et nullalternativ. En samfunnsøkonomisk analyse av disse konseptene blir utarbeidet, der hovedformålet er å klarlegge, synliggjøre og systematisere konsekvensene av konseptene med deres alternativer. Analysen skal gi grunnlag for å vurdere om tiltaket er samfunnsøkonomisk lønnsomt, altså om summen av nyttevirkninger overstiger summen av kostnadsvirkninger, samt gi grunnlag for å rangere og prioritere mellom konseptene.
Føringer for forprosjektfasen
Premisser for forprosjektfasen behandler tema som grensesnitt mot andre prosjekter, krav til innhold i sentralt styringsdokument og krav til kommende prosjektorganisasjons kompetanse og kapasitet. Prosjektspesifikke suksessfaktorer og fallgruver samt hvordan disse bør håndteres, forslag til risikoreduserende tiltak og spesifisering av prosjekteksterne forhold, blir også behandlet her.
For å bidra til en vellykket realisering av det valgte konseptet er det viktig at man viderefører forståelsen man har opparbeidet seg gjennom konseptfasen. I alle investeringsprosjekter vil det være visse faktorer som er mer kritiske enn andre for at prosjektet skal lykkes med å oppnå de etablerte målene. Med kritiske suksessfaktorer menes faktorer som er vesentlige for suksess i det spesifikke prosjektet.
Prosjektet skal koordineres med andre beslektede pågående og planlagte prosjekter samt grensesnittene mot disse, og andre relevante aktiviteter må hensyntas i det videre arbeidet. I tillegg til forslag til kontraktstrategi, bør man som en del av overgangen til neste fase også foreslå risikoreduserende tiltak og en foreløpig beslutningsplan. På denne måten kommer forprosjektet godt i gang.
