AACEI Norway, Marstrand AS og beste praksis innen kostnadsestimering
Av Paul Torgersen, Håvard O. Skaldebø og Ove Vassbø, Marstrand AS
«Hva koster denne investeringen?» er et spørsmål som stilles av alle ansvarlige ledelser. Dessverre er det et faktum at investeringen koster mer, ofte mye mer, enn det man trodde. Er overskridelsen stor nok, kan det i verste fall spøke for bedriftens overlevelse.
For å lykkes må prosjekter – fra og med tidligfase – styres basert på fortløpende måling av prosjektets kostnader. Uten måling ingen styring. Kostnadsstyring består derfor av følgende:
-
Måling – Rett kostnadsestimat: God kostnadsestimering fordrer strukturert og tverrfaglig arbeid ledet av personer med estimeringskompetanse. Estimering er et fag og må gjennomføres i henhold til anerkjent «beste praksis».
-
Styring – Kompetent gjennomføring av prosjektet basert på fortløpende måling: Med riktig forståelse av kostnadsnivået og usikkerhet, kan prosjektledelsen iverksette tiltak for å redusere avvik i forhold til budsjett.
Rapporten «Kostnadsutvikling i store statlige investerings-prosjekter fra KS1 til KS2», skrevet av Morten Welde (NTNU) har et par interessante utsagn: «Blant de prosjektene hvor det er mulig å sammenlikne kostnadsestimat i KS1 (ved konseptvalg) med estimatet i KS2 (etter forprosjektet), så har økningen i snitt vært på om lag 40 prosent i faste kroner…» og «Det dermed mangler en rød tråd for prosjektenes kostnad fra KS1 til KS2». Rapporten sier ikke noe eksplisitt om hvordan kostnadsestimatene er dokumentert, men mangel av en «rød tråd» kan indikere svak styring.
Eksempel Politiets nasjonale beredskapssenter
Det er mulig å styre prosjektomfang og kostnader i fasen mellom KS1 og KS2. I prosjektet Politiets nasjonale beredskapssenter var mandatet å skape mest mulig beredskap innenfor en absolutt kostnadsramme på 2,5 milliarder kroner. I prosjektet for (2016 – 2017) og videre under gjennomføringsfasen (2018 – 2020) har hyppig kostnadsestimering (månedlig) iht. «beste praksis» vært avgjørende for å holde prosjektet innenfor kostnadsrammen. Figuren viser kostnadsutviklingen fra KS1 til KS2 og videre i gjennomføringsfasen. Sort linje viser kostnadsmålet. Gul linje viser prognosen (forventningsverdien). Figuren illustrerer også hvordan usikkerheten har blitt redusert i tråd med økt modenhet i prosjekteringen.
Figur 1. kostnadsutviklingen fra KS1 til KS2 og videre i gjennomføringsfasen
Konseptvalget bidro til den største kostnadsbesparelsen. Optimaliseringsfokus i forprosjektet tok kostnadene ytterligere ned med 15 prosent, slik at man hadde robusthet i forhold til kostnadsmålet. KS2 vurderte kostnadsusikkerheten noe større enn prosjektet selv. I første del av gjennomføringsfasen tok man i henhold til styringsmodellen, inn ny funksjonalitet for om lag 100 millioner kroner fra plusslisten fordi man synliggjorde kontroll. I sluttfasen av prosjektet har man opplevd kostnadsøkninger, men ikke større enn at man leverer godt innenfor avtalt kostnad.
Estimeringen har blitt utført i henhold til AACEIs beste praksis 34R-05 Basis of Estimate.
AACEI Norge og anbefalt beste praksis
Vi er alle medlemmer av AACEI, en ideell organisasjon, hvor medlemmene på dugnad har utviklet en rekke anbefalte praksiser, såkalte (RP) innen prosjektstyringsfagene. AACEI Norway Section ble stiftet i 1993 og har som målsetting å spre kunnskapen om god praksis innen prosjektstyring til offentlig og privat sektor for å styrke konkurranseevnen i det norske samfunnet. Kunnskapen som tilbys gjennom AACEI er sentral for å kunne lykkes i prosjektvirksomhet.
Vi vil slå et slag for noen sentrale RPer for kostandsestimering. For dokumentasjon av kostnadsoverslag gjeder Recommended Practice (RP) No. 34R-05 Basis of Estimate. Den anbefaler at kostnadsestimatet dokumenteres som følger:
INNHOLD
1. Gyldighet og formål
2. Styrende dokumenter
3. Sentrale begreper og definisjoner
4. Estimeringsprosessen
5. Sjekkliste
6. Oppbygging av kostnadsestimatet
7. Basisforutsetninger
8. Tillegg for uspesifisert
9. Korreksjonsfaktorer
10. Verktøy
11. Prosjektnedbrytingsstruktur (pns)
12. Omstrukturering av kostnadsoverslag for prosjektstyring
13. Omstrukturering av kostnadsoverslag for usikkerhetsanalyse
14. Bemanningsprognoser
15. Hovedtidsplan
16. Kuttliste og handlingsplan
17. Dokumentasjon av estimatet og versjonskontroll
18. Kvalitetssikring
a. Sidemannskontroll
b. Benchmarking (sammenligning med lignende gjennomførte prosjekter)
19. Vedlegg
Vi i Marstrand hjelper deg gjerne med å komme i gang.
Kontakt Paul Torgersen, Håvard O. Skaldebø eller Ove Vassbø, Marstrand AS for en uforpliktende prat om hvordan.
Marstrand lanserer sertifiseringsordning som kan endre bygg- og anleggsbransjen
Hva tenker du når du hører bygg og anleggsprosjekter? Overskridelser, forsinkelser, lav forutsigbarhet og effektivitet,konflikter og rettsaker.
Vi lever i et samfunn preget av krise med store uttak av oljefondet og store kommunale låneopptak. Samtidig ser vi et økende behov for formålsbygg og infrastrukturutbygging. De prosjektene som gjennomføres får ofte galopperende prosjektkostnader og forsinkelser. Resultatet er behov for tøffe prioriteringer og kutt, mer låneopptak eller større uttak fra oljefondet, som igjen vil straffe oss i fremtiden. Tidene vi lever i krever, som mange påpeker, nytekning og endring.
I 2019 laget Handelshøyskolen BI en rapport som viser at Bygg-, anlegg- og eiendomsnæringen omsetter for om lag 1.100 milliarder i året med ca. 350 000 ansatte. Det vil si at næringen står for omtrent 1/3 av BNP. I samfunnsøkonomien snakker man om små prosentvise skritt når man omtaler utvikling og endring. I prosjektverden snakker vi ofte om 20-35% potensiale hvis prosjektene ble bedre gjennomført. Det er liten tvil om at forbedringstiltak innenfor denne bransjen vil kunne gi store positive samfunnsøkonomiske konsekvenser, så vel som å genere store verdier i verdikjeden.
Skal vi utnytte ressursene i felleskapet på en mer effektiv og bærekraftig måte og realisere potensialet for økt verdiskaping i samfunnet, så må vi evne å samarbeide på en bedre måte. I prosjekter omtales dette ofte som samspill.
Et økende antall byggherrer forsøker nå å gjennomføre prosjektene sine som samspillsprosjekter i søken på bedre og mer effektive prosjekter. Samspillprosjekter er langt mer en enn kontraktsform, det er en gjennomføringsmodell der man søker å effektivt nyttiggjøre seg av kompetansen i hele verdikjeden og samle alle aktørene i ett team med felles mål.
Å velge samspill innebærer å erkjenne at verdiskaping og prosjektets suksess i stor grad står på kompetanse, mennesker og samarbeid. Med samspill tar man prosjektene fra den tradisjonelle transaksjonsbaserte ledelsesformen til moderne ledelse der team og integrerte organisasjoner står i sentrum. Skal bransjen gå en positiv endring i møte, kreves det at aktørene nedlegger en betydelig innsats her. Marstrand har lang erfaring med samspill. Gjennom kurs, konferanser, rådgivning og deltakelse i samspillprosjekter, opplever vi stor etterspørsel etter mer kompetanse og metodikk for samspill som gjennomføringsmodell.
Marstrand ønsker å imøtekomme aktørenes behov og lanserer nå et kompetanseprogram med en sertifiseringsordning innen samspillsprosjekter – «Sertifisert samspillsleder». Marstrands sertifiseringsordning for samspill i bygg- og anleggsbransjen er den første og eneste på markedet.
HVA BESTÅR SERTIFISERINGSORDNINGEN AV?
I samspillprosjekter er det viktig at man har et helhetlig perspektiv. Det er avgjørende å velge riktig prosjekt og team. Dernest må man designe en god modell for prosjektet og utvikle team’et til et høypresterende team raskt. Det er ulike måter å designe modeller på, men tydelige felles mål, omforente arbeids- og beslutningsprosesser, kommersiell balanse, gode insentiver og integrert organisasjon er viktige stikkord.
Prosessen for å velge rett partner kan være utfordrende, spesielt i offentlige konkurranser hvor man har begrenset frihetsgrad. Forutberegnelighet og likebehandling er grunnleggende prinsipper som skal ivaretas.
Samspillprosjekter innebærer tidlig involvering av prosjektaktørene, slik at man sammen kan skape løsninger som gir høy verdi i prosjektutviklingsfasen. I tillegg skal betingelser for gjennomføring landes og avtales. I gjennomføringsfasen skal man lede, styre og produsere effektivt slik at prosjektmålene oppnås og partenes felles mål sikres. Sertifiseringsordningen ivaretar alle disse elementene, men har også et sterkt fokus på hva som kreves for å lykkes med et godt samspill og godt samarbeid uavhengig av kontraktsform. Sertifiseringen vil derfor være relevant for en bredere gruppe enn de som benytter seg av samspillskontrakter.
Gjennom sertifiseringsordningen tilbyr Marstrand et kursprogram som består av totalt 6 moduler, hvorav to grunnleggende kurs i samspillprosjekter og fire praktiske workshops som utgjør spesialisering. Mer enn 1000 personer har allerede tatt grunnkurset. Når deltakeren har oppfylt krav til basiskompetanse, fullført alle moduler og tatt en eksamen, utstedes et sertifiseringsbevis.
Programmet er vist under:
Figur: Kursprogram for sertifisert samspillsleder.
For mer informasjon om sertifiseringsordningen og påmelding, se sertifisert samspillsleder
Politiets nasjonale beredskapssenter – Smittevern på byggeplass
Gjennom en rekke risikobaserte smittevernstiltak har vi klart å opprettholde tilnærmet full drift i en vanskelig tid. God dialog med aktørene, fokus på kontinuerlig forbedring og tilpasning til faglige råd, samt benchmarking mot andre, har vært sentrale suksessfaktorer.
Skanska har laget en informasjonsvideo om hvordan vi håndterer smittevern på byggeplassen, som jeg har fått lov til å dele. Stolt av kulturen i prosjektet; entreprenører, prosjekterende, politiet og byggherre har stått på for fullt. – Paul Torgersen
Coranasituasjonen og aktivitet som bidrag til å bremse resesjon
Offentlige må sørge for igangsetting av prosjekter i Coronatider
Det er stor usikkerhet rundt hvordan Coronasituasjonen vil påvirke løpende prosjekter og konkurranser. Advokat Eirik Rise har redegjort for problemstillinger rundt offentlige anskaffelser i innlegg 14 mars på bygg.no www.bygg.no/article/1426862. Våre råd til offentlige byggherrer som har konkurranser under gjennomføring ser litt ulike ut ift. gjennomføringsmodell. Vi har sett at en del konkurranser som gjennomføres med samspillmodeller har større fleksibilitet enn andre, og vi syns det er verdt å dele disse observasjonene, som også kan være av verdi for spørsmål om igangsetting av nye prosjekter.
I dag er fokus på helse og smittevern, men spørsmålet om stans av prosjekter og avventende iverksettelse av nye prosjekter er eller vil snarlig komme på agendaen. Vi må anta at en del prosjekter vil bli utsatt/stoppet opp pga. usikkerhet, operasjonelle utfordringer som følge av bemannings- og likviditetsutfordringer, og konkurser. Samfunnsøkonomiske vurderinger tilsier at offentlige byggherrer må sikre at AS Norge har drift også når smittevernstiltak er opphevet. Skal man unngå en kraftig resesjon, er det viktig at ikke alle nå setter seg på gjerdet og avventer situasjonen.
De som har prosjekter under planlegging, og er usikre på om prosjektet skal iverksettes, kan vurdere samspill som gjennomføringsmodell. Modellen gir meget stor fleksibilitet ift. den situasjonen vi står overfor, og ivaretar mange av de behovene både oppdragsgivere og leverandører trenger for effektivt å tilpasse seg endrede forutsetninger.
Bilde: Morten Aagaard og Kjell Andre Honerud
Gjennomføringen
Fremdrift
I en samspillmodell vil partene sammen lage en fremdriftsplan som tar høyde for de ulike usikkerheter og utfordringer. Bruk av bonus kan være gode tiltak for å få prioritering hos leverandørene. Det bør gjøres mest mulige avklaringer og forberedelser før av en eventuell byggefase (fase 2). Force majeure regulering vil neppe være av betydning da partene sammen innenfor avtaleverket finner operasjonelle løsninger. Det kommersielle ivaretas av vederlagsmodellen.
Personell
I en samspillmodell gjennomføres prosjektet gjennom en integrert organisasjon hvor partene i fellesskap sikrer rett bemanning. Det gir fleksibilitet. Prosjektet skal først gjennom en fase 1 (forprosjektet) som riktignok er avhengig av nøkkelpersonell, men ikke volum. Alle aktørene kan bli utsatt for smitte og sykefravær, men det antar vi jo er kortere perioder og det gir mindre risiko i prosjektet i de fasene man skal inn i. Det er sannsynlig at mye av Coronasituasjonen er avklart før prosjektet kommer i fase 2.
Vederlagsmodell
En vederlagsmodell som baseres på selvkost med påslag for leverandørens generelle bedriftskostnader og fortjeneste gir balansert risiko for begge parter. Det må være fokus på god styring og kontroll. Kombinerer man dette med noen felles insentiver, er det en effektiv og balansert modell i dagens situasjon.
Leverandørens økonomiske stilling
Dette er en økt risikofaktor prosjektene må håndtere. Det er ikke mulig å avdekke dette nå, men samspillsavtalens fleksibilitet rundt avbestilling er svært gunstig dersom det skulle blir behov eller ønske om å ikke videreføre en fase 2 avtale grunnet økonomisk usikkerhet. Videre gir avtaleformen også aktørene incentiver til å samarbeide rundt betalingsplaner og løsninger som bidrar til at eksempelvis leverandørens likviditet bedres over en periode.
Usikkerhet i konkurransen
Det er for tiden vanskelig å vurdere kvalifikasjonskravene økonomiske og tekniske kvalifikasjoner med sikte på fremtid. Aktørene kan ha gode regnskaper og likviditet i dag, men dette kan se annerledes ut om en stund avhengig hvilke prosjekter de har i porteføljen og kundens betalingsevne. Forutberegnelighet og likebehandling skal fortsatt ivaretas, og hvis man skal få i gang nye prosjekter, må evalueringen baseres på forutsigbare kriterier. Imidlertid må man være forberedt på at den faktiske situasjonen kan endres, og da er det viktig å ha fleksibilitet i avtaleverket, både ift. betalingsplaner og likviditet, men ikke minst ift. avbestilling, kansellering eller heving.
Endringskompetansen ift. anskaffelsesregelverket
Anskaffelsesregelverket setter rammer for hvilke endringer man kan gjøre i kontraktgrunnlaget etter at konkurransen er kunngjort. Det kan være utfordrende å lage et avtaleverk med fleksibilitet mht. endring av fremdrift, bemanning og kompensasjon/risiko hvor konkurransen baseres på pris, løsning og tid. Den sikreste måten å håndtere dette på er å gjennomføre konkurransene basert på oppgaveforståelse, gjennomføringsevne sammen med et priselement (f.eks fortjeneste og påslag). I slike konkurranser må kompensasjon baseres på medgått tid og kost-prinsippet. Gjennom en gode samspillorganisasjoner som arbeider i en god modell, sikrer man gode resultater. Dette skal ta ned oppdragsgivers risiko knyttet til prosjektresultatet.
Ingen av oss vet hvor lenge vi vil stå i denne krisesituasjonen, som vil se veldig annerledes ut om den varer i 5 uker kontra 5 måneder. Det vil ha store negative konsekvenser om alle sikter seg inn på en vente og se an situasjonen. Noen må ta risiko, og her må det offentlige gå foran med å sette i gang prosjekter. Som vist vil en samspillmodell gi fleksibilitet mht. styring i usikkerhet og forutsigbarhet ved normalisering.
Beste praksis prosjektledelse: Politiets helikopter levert til rett tid og under budsjett
Torgeir Haugen (til høyre) sammen med Vice President Global Sales Europe i Leonardo, Andrea Mirteto, ved overlevering av de to første helikoptrene i Italia 4.juni 2019.
Det gjennomføres nå flere helikopteranskaffelser i staten. Politiet har gjort vrien med å levere nye helikoptre svært raskt og under budsjett. Hva har vært suksessfaktorene? Vi har snakket med prosjektleder Torgeir Haugen i Politidirektoratet.
Når Politiets nasjonale beredskapssenter åpner høsten 2020, revolusjoneres politiberedskapen i Norge. Et særs viktig grep er at innsatsstyrkene samlokaliseres med tre flunkende nye helikoptre med transportkapasitet. Det betyr at de nasjonale styrkene kan nå 80 % av befolkningen innen to timer. Til nå har politiets helikoptre kun hatt søk- og overvåkningskapasitet.
Anskaffelsen av helikoptrene ble politisk besluttet desember 2017, samtidig som beredskapssenteret. Sommeren 2019 ble helikoptrene levert og er alt nå (desember 2019) i full operativ drift.
– Prosjektleder Torgeir Haugen; vi hører om statlige helikopterprosjekt med varighet på 10-20 år; mens dere leverer på 1,5 år. Hva har vært suksessoppskriften?
– For oss har det vært avgjørende å få helikopterene levert og operativt i god tid før åpningen av beredskapssenteret i 2020, samt å begrense kostnadene. Suksessoppskriften er egentlig ganske enkel; vi har kjøpt helikopter og utstyr som allerede finnes på markedet; dvs. hyllevare. Fallgruven i et slikt prosjekt er krevende spesifikasjoner som ingen av produsentene kan innfri uten utvikling og spesialtilpasning. Spesialtilpasning øker prisen, øker driftskostnadene, gir lange utviklingsløp og lange godkjenningsløp. I verste fall klarer ikke leverandøren å levere. Disse anbefalingene hentet vi fra kvalitetssikringsrapporten (KS2) til redningshelikopter-prosjektet. (Marstrands anmerkning: Forsvaret får nå samme anbefaling fra FFI, jf. https://www.aftenposten.no/norge/i/Wb2xpr/forsvarets-forskningsinstitutt-norge-kjoeper-for-dyre-og-for-avanserte-vaapen).
– Videre; i prosjektstyringen har vi vektlagt korte beslutningslinjer, aktivt prosjekteierskap og beholdt en liten gruppe dedikerte og kompetente medarbeidere gjennom hele prosessen, sier Haugen.
- Det anskaffes tre helikoptre av typen AW169 fra Italienske Leonardo. Prosjektet inkluderer også oppbemanning av helikoptertjenesten med 8 piloter og systemoperatører, beredskapsordning for hele helikoptertjenesten og drift/vedlikehold/fuel for nye helikoptre i hele mottak og ibrukstagelsesperioden.
- To hovedkonfigurasjoner: Overvåkningsrolle og transportrolle.
- Rekkevidde: ca. 250 nautiske mil.
- Maksimal total avgangsvekt: 4,8 tonn.
- Nyttelast: 750 kilo, eksempelvis seks personer fra beredskapstroppen med utstyr.
- Kostnadsbudsjett (forventet kostnad): 381 millioner kroner, mot faktisk kostnad 374 millioner kroner.
– Noen utfordringer dere har støtt på?
– Vi har hatt de samme utfordringene som andre helikopteranskaffelser; noe utvikling og tilpasning er ikke til å unngå og disse har medført forsinkelser i forbindelse med godkjenning av EASA (Europeiske luftfartsmyndigheter). Heldigvis tok vi høyde for dette i planen og tok nødvendige grep tidlig.
– Forstår at dere også leverer under budsjett?
– Ja, vi leverer under budsjett. Det er ingen overskridelser i selve investeringsdelen. Blant annet har vi hatt et strengt endringsregime og har kun hatt noen mindre endringer undervegs. Vi tok også høyde for en stigende EURO-kurs og på tross av en svakere krone, har vi holdt oss godt innenfor budsjettet. Den største innsparingen er at mottak og ibrukstagelse har gått langt raskere og med mindre problemer enn hva vi la til grunn i budsjettet. Nye helikopter er tatt i bruk i reelle oppdrag siden mottaket. Dermed kunne det gamle innleide helikopteret leveres tilbake i henhold til plan, mens helikopteret som politiet har eid selv, hatt svært få brukstimer. Dette har igjen ført til en innsparing for Oslo Politidistrikt, som for øvrig ikke er regnet inn i anskaffelsesprosjektet.
Marstrand gratulerer politiet med vel gjennomført prosjekt.
Se flere blogginnlegg HER.
